隨著信息化建設的深入推進，檔案數字化已成為提升檔案管理效率、保障檔案安全與便捷利用的關鍵環節。將檔案數字化服務進行外包，是許多機構優化資源配置、聚焦核心業務的普遍選擇。為確保外包工作的質量、安全與合規性，特制定本部分規范，旨在明確檔案數字化服務承接工作的各項要求與標準。

一、 承接方資質與能力要求
承接檔案數字化服務的機構（以下簡稱“承接方”）必須具備相應的合法經營資質，其業務范圍應明確包含檔案數字化處理或相關信息技術服務。承接方需擁有穩定的專業團隊，核心技術人員應具備檔案管理基礎知識、數字化加工專業技能以及信息安全意識，建議持有相關職業資格證書。承接方應具備與項目規模相匹配的固定加工場所、專業的數字化設備（如高速掃描儀、圖像處理軟件、數據存儲服務器等）以及完善的質量控制與安全管理設施。

二、 服務流程規范

1. 項目啟動與評估：承接方需與發包方（檔案所有者或管理者）共同進行檔案狀況評估，確定數字化范圍、技術標準（如分辨率、存儲格式）、驗收指標和時間計劃，并簽訂詳盡的保密協議與服務合同。
2. 檔案交接與保管：建立嚴格的檔案交接程序，雙方確認檔案數量、狀態并簽字。承接方必須提供符合“八防”（防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防污染）要求的專用庫房或區域用于存放待數字化檔案，實施24小時監控與出入登記，確保實體檔案安全。
3. 數字化加工操作：加工過程應遵循流程化、標準化作業。包括檔案整理、目錄著錄、掃描采集、圖像處理、數據掛接、質量檢查等環節。掃描過程需確保檔案原件不受損，圖像清晰、完整、不失真。應建立批次管理日志，實現加工過程的全流程追溯。
4. 數據管理與備份：數字化產生的電子數據需立即進行備份，并采取加密存儲、訪問控制等措施。數據在傳輸、交付過程中必須使用安全通道，嚴防信息泄露。
5. 成果交付與驗收：按照合同約定格式和方式交付數字化成果（包括圖像數據、目錄數據、相關說明文檔等）。配合發包方依據預定的質量標準和抽檢比例進行驗收。
6. 檔案歸還與銷毀：驗收合格后，完整、有序地歸還所有實體檔案。對數字化過程中產生的廢件、中間稿等涉及檔案信息的載體，必須在雙方監督下進行不可恢復的徹底銷毀。

三、 質量與安全管理核心
承接方必須建立并運行一套完整的質量管理體系和安全保障體系。

• 質量管理：實行“三檢制”——自檢、互檢、專檢。設定明確的圖像合格率、數據準確率等量化指標，確保數字化成果的完整性、可用性和規范性。
• 安全管理：貫徹安全保密第一原則。加強人員保密教育，簽訂保密承諾書；對加工場所進行物理隔離和電子屏蔽；嚴禁使用非專用設備處理檔案信息，禁止私自復制、傳播任何檔案內容；制定應急預案，防范數據丟失、泄露等風險。

四、 監督與責任界定
發包方有權對承接方的加工現場、操作流程進行不定期監督和檢查。在合同期內，檔案實體與信息的安全責任由承接方承擔。如因承接方原因造成檔案損毀、丟失、信息泄露等，承接方須承擔相應的法律與經濟責任。項目全部結束后，承接方應移交所有相關記錄，并承諾在一定期限內徹底清除自有設備中留存的發包方檔案數據。

遵循本規范開展檔案數字化服務承接工作，能有效規范外包市場秩序，降低檔案管理風險，保障檔案數字化項目的順利實施與成果的長遠價值，最終實現檔案信息資源的安全、高效保管與利用。